De Agile a PM-ACE, 2: Las herramientas

January 14th, 2019

Otra de las cuestiones que les han surgido a los especialistas de Agile al leer el manual viene de la distinción que se hace entre Alcance y Planificación. En especial, que se utilicen dos herramientas o estructuras de datos diferentes para su gestión. Lo cual es perfectamente lógico ya que en Agile se emplea la misma herramienta para describir el alcance (el qué hay que hacer) y para organizar ese trabajo.

Probablemente esa distinción sea la característica más innovadora de PM-ACE respecto de los métodos en que se basa y uno de los conceptos más diferentes de asimilar para alguien con otras ideas ya establecidas.

PM-ACE plantea un alcance basado en objetivos y requisitos para alcanzar dichos objetivos, que conforman la WBS. A partir de la WBS se genera una lista de actividades que es el equivalente al Product Backlog de Agile. Es decir, se ha llegado a elaborar una lista pero lo importante es que la estructura de objetivos se mantiene en otra herramienta. De esta forma podemos ver a la vez qué objetivos se van completando dentro de nuestra estructura pero poner en práctica técnicas ágiles en la ejecución del trabajo.

La WBS es la que da cohesión a la avalancha de actividades, la que da respuesta al "¿por qué tenemos que hacer esto o aquello?" y permite, por ejemplo avanzar en paralelo en actividades de diferentes ramas. Puesto que el objetivo queda fijado en el alcance, hay una referencia de por qué se deben ejecutar determinadas actividades que no necesariamente han de tener una relación directa entre sí, respondiendo a la pregunta.

La lista de actividades se modifica, reorganiza y cambia, pero la estructura de WBS sufre -o debería sufrir- muy pocos cambios y por eso permite que se utilice para su elaboración una estructura de datos (el árbol) que presenta muchas ventajas frente a la lista tal y como se cubre a lo largo del segundo capítulo.

Por ejemplo, un problema adicional muy frecuente en los proyectos Agile es el de la organización de la información. Obviamente toda la información relacionada con una actividad como por ejemplo archivos, diseños, presentaciones, etc. son datos que se pueden asociar a dicha actividad a través de una herramienta pero ¿qué sucede con todos esos documentos, wireframes, diseños de interfaz, correcciones, informes, etc. que acompañan a un proyecto y afectan a muchas actividades? Utilizar una herramienta diferente con una estructura de árbol (como es la propia estructura de carpetas del ordenador) facilita enormemente la gestión documental y eso se puede hacer mediante la WBS.

Finalmente, PM-ACE "rescata" otra herramienta también muy importante, la RTT o Tabla de Trazabilidad de Requisitos, como nexo entre la WBS y el Project Backlog.